Whistleblower System

Sistema de Denúncia

1. O nosso Sistema de Denúncia

O cumprimento dos regulamentos legais e das regras internas e os princípios estabelecidos no nosso Código de Conduta e no Código de Conduta para Parceiros Comerciais tem prioridade máxima na Volkswagen Group Services Iberia. O sucesso da nossa empresa baseia-se na Integridade e Compliance. Para cumprir estas normas, é importante identificar a má conduta de potenciais colaboradores ou fornecedores e pôr termo a isso. Por isso, confiamos ao Gabinete Central de Investigação a tarefa de operar um sistema de denúncia independente, imparcial e confidencial em nosso nome.

Um pilar-chave do nosso Sistema de Denúncia é o princípio da equidade processual. Garante ainda a maior proteção possível para denunciantes, pessoas implicadas e funcionários que contribuem para a investigação de conduta imprópria.

Isto também inclui oferecer oportunidades para relatórios e comunicações anónimos. Garantimos que não tomaremos quaisquer medidas para identificar denunciantes anónimos, que não usam indevidamente o nosso Sistema de Denúncia. Não serão toleradas represálias de denunciantes e de todas as pessoas que contribuam para investigações na Volkswagen Group Services Iberia. As pessoas implicadas são consideradas inocentes até que o incumprimento seja provado. As investigações serão conduzidas com a máxima confidencialidade. A informação será processada num processo justo, rápido e protegido.

 

Como processamos o seu relatório?

Os colegas qualificados e experientes do Gabinete de Investigação examinam todos os relatórios por potencial má conduta por parte de um funcionário do Grupo Volkswagen e acompanham-no sistematicamente.  Primeiro, receberá um comprovativo de entrega. O Gabinete de Investigação avalia então o seu relatório. Isto inclui a recolha de factos, particularmente do denunciante. Só se esta avaliação inicial mostrar motivos para suspeitar de um incumprimento será iniciada uma investigação por uma Unidade de Investigação dedicada. Posteriormente, os resultados do inquérito serão avaliados pelo Gabinete de Investigação e serão recomendadas as medidas adequadas. Informações sobre o estado* e o resultado do procedimento ser-lhe-ão entregues sem demora injustificada.

 

As potenciais violações do Código de Conduta para Parceiros Comerciais por parte de fornecedores, incluindo riscos graves e violações de direitos humanos e ambientais por fornecedores diretos e indiretos, podem também ser comunicadas ao Gabinete de Investigação - bem como relatórios que exijam medidas imediatas. O Gabinete de Investigação informará os departamentos responsáveis, que irão processar o assunto em conformidade. Isto inclui, em particular, a tomada das medidas necessárias para minimizar ou acabar com violações e/ou riscos.

Mais informações sobre os princípios processuais do Procedimento de Reclamações do Grupo Volkswagen aqui.

* O tempo de processamento varia consoante o objeto do procedimento

 

2. Tem alguma preocupação ou feedback sobre um produto ou serviço da Volkswagen Group Services Iberia?

Se tiver alguma dúvida sobre a Volkswagen Group Services Iberia, feedback ou reclamações sobre serviços fornecidos pela Volkswagen Group Services Iberia ou pelos nossos parceiros de negócio, contacte-nos através dos nossos contactos gerais. Pedimos que compreenda que o Sistema de Denúncia, infelizmente, não pode processar reclamações de clientes.

 

3. Como denunciar?

O Sistema de Denúncia oferece vários canais para denunciar potenciais condutas erradas dos funcionários que permitem uma rápida revisão e reação por parte da nossa empresa, se necessário. 

No entanto, tal não afeta o direito legal de contactar as autoridades designadas, tal como descrito a seguir.

Linha direta 24/7

Pode fazer um relatório 365 dias do ano, durante 24 horas do dia, utilizando o número gratuito internacional:

+800 444 46300*.

Se o seu fornecedor de telefone local não suportar o serviço gratuito, pode ligar para o seguinte número (pago):

+49 5361 946300.

*Dependendo do país de onde está a ligar, é possível que a linha telefónica internacional gratuita não esteja disponível, uma vez que alguns fornecedores de redes telefónicas não suportam o serviço. Em caso afirmativo, utilize o número de encargos oferecido ou o número específico do seu país:

País

Número gratuito

Número local

Brasil

0800-5912743

021-23911381

México

001-800-4610242

0155-71000355

República Eslovaca

0800-002576

02-33325602

EUA

833-6571574

908-2198092

África do Sul

0800-994983

021-1003533

Malásia

1-800-819523

0154-600099

Argentina

0800-6662992

011-52528632

Alemanha

0800 444 46300

05361-946300

 

 

Canal de Denúncia Online

Tem a opção de usar uma plataforma online para contactar o Gabinete de Investigação em muitos idiomas. Este sistema é confidencial e tecnicamente seguro.

Mesmo que o seu idioma não seja oferecido no canal de reporte, pode utilizar qualquer idioma para submeter o seu relatório. Também pode contactar o Gabinete de Investigação em qualquer idioma por e-mail ou correio.

Aqui está o link da plataforma: https://www.bkms-system.com/bkwebanon/report/clientInfo?cin=22vwgroup16&c=-1&language=eng

 

Ombudspersons

O Grupo Volkswagen nomeou advogados externos para atuarem como Ombudspersons. Aconselham o Sistema de Denúncia e asseguram que os relatórios de denunciantes são encaminhados anonimamente para o Gabinete de Investigação, se aplicável.

Se quiser entrar em contacto com as Ombudspersons, pode encontrar os seus dados de contacto aqui: https:// www.ombudsmen-of-volkswagen.com/

 

E-mail

Pode entrar em contacto com o Gabinete de Investigação através do e-mail io@volkswagen.de

 

Endereço postal:

Gabinete Central de Investigação

Caixa 1717

38436 Wolfsburg Alemanha

 

Pessoalmente:         

Por favor marque uma consulta com antecedência escrevendo um e-mail para io@volkswagen.de.                                       

 

 

4. Tem alguma pergunta?

Perguntas ou sugestões de melhoria relativas ao Sistema de Denunciantes também podem ser dirigidas ao Gabinete de Investigação.

Se foi entrevistado no âmbito de uma investigação, tem a possibilidade de dar feedback aos Ombudspersons como órgão independente.

 

Além disso, a nossa função local de Integrity, Risk Management & Compliance também pode ser abordada quanto a todos os assuntos do Sistema de Denunciantes através de compliance.iberia@volkswagen-groupservices.com

 

 

Regime Geral de Proteção de Denunciantes de Infrações

Em cumprimento da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro

 

O Regime Geral de Proteção de Denunciantes de Infrações (RGPDI) visa, em primeira linha, a proteção a denunciantes que reportam violações ao direito da União Europeia.

Em conjunto com o Sistema de Denúncias/Whistleblower System do Grupo Volkswagen, a Volkswagen Group Services Unipessoal, Lda publica o presente guia normativo de proteção ao denunciante, em cumprimento da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro.

 

Enquadramento legal

1. Infrações abrangidas

Para efeitos do RGPDI, considera -se infração:

a) O ato ou omissão contrário a regras constantes dos atos da União Europeia referidos no anexo da Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, a normas nacionais que executem, transponham ou deem cumprimento a tais atos ou a quaisquer outras normas constantes de atos legislativos de execução ou transposição dos mesmos, incluindo as que prevejam crimes ou contraordenações, referentes aos domínios de:

i) Contratação pública;

ii) Serviços, produtos e mercados financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e  do financiamento do terrorismo;

iii) Segurança e conformidade dos produtos;

iv) Segurança dos transportes;

v) Proteção do ambiente;

vi) Proteção contra radiações e segurança nuclear;

vii) Segurança dos alimentos para consumo humano e animal, saúde animal e bem-estar animal;

viii) Saúde pública;

ix) Defesa do consumidor;

x) Proteção da privacidade e dos dados pessoais e segurança da rede e dos sistemas de informação;

b) O ato ou omissão contrário e lesivo dos interesses financeiros da União Europeia a que se refere o artigo 325.º do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (TFUE), conforme especificado nas medidas da União Europeia aplicáveis;

c) O ato ou omissão contrário às regras do mercado interno a que se refere o n.º 2 do artigo 26.º do TFUE, incluindo as regras de concorrência e auxílios estatais, bem como as regras de fiscalidade societária;

d) A criminalidade violenta, especialmente violenta e altamente organizada, bem como os crimes previstos no n.º 1 do artigo 1.º da Lei n.º 5/2002, de 11 de janeiro, que estabelece medidas de combate à criminalidade organizada e económico -financeira; e

e) O ato ou omissão que contrarie o fim das regras ou normas abrangidas pelas alíneas a) a c).

Nos domínios da defesa e segurança nacionais, só é considerado infração, para efeitos da presente lei, o ato ou omissão contrário às regras de contratação constantes dos atos da União Europeia referidos na parte I.A do anexo da Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, ou que contrarie os fins destas regras.

 

Objeto da denúncia ou da divulgação pública

A denúncia ou divulgação pública pode ter por objeto infrações cometidas, que estejam a ser cometidas ou cujo cometimento se possa razoavelmente prever, bem como tentativas de ocultação de tais infrações.

 

Definição de Denunciante

A pessoa singular que denuncie ou divulgue publicamente uma infração com fundamento em informações obtidas no âmbito da sua atividade profissional, independentemente da natureza desta atividade e do setor em que é exercida, é considerada denunciante.

Assim, podem ser denunciantes:

  • Os trabalhadores do setor privado, social ou público;
  • Os prestadores de serviços, contratantes, subcontratantes e fornecedores, bem como quaisquer pessoas que atuem sob a sua supervisão e direção;
  • Os titulares de participações sociais e as pessoas pertencentes a órgãos de administração ou de gestão ou a órgãos fiscais ou de supervisão de pessoas coletivas, incluindo membros não executivos;
  • Voluntários e estagiários, remunerados ou não remunerados,

 

Independentemente de a relação profissional ter, entretanto, terminado, de se encontrar durante o processo de recrutamento ou durante outra fase de negociação pré -contratual de uma relação profissional constituída ou não constituída, os supramencionados poderão ser considerados denunciantes.

Beneficia da proteção conferida pelo RGPDI o denunciante que, de boa -fé, e tendo fundamento sério para crer que as informações são, no momento da denúncia ou da divulgação pública, verdadeiras, denuncie ou divulgue publicamente uma infração nos termos estabelecidos no RGPDI.

O denunciante anónimo que seja posteriormente identificado beneficia da proteção conferida pela lei, contanto que satisfaça as condições previstas anteriormente.

Esta proteção é ainda extensível, com as devidas adaptações, a:

  • Pessoa singular que auxilie o denunciante no procedimento de denúncia e cujo auxílio deva ser confidencial, incluindo representantes sindicais ou representantes dos trabalhadores;
  • Terceiro que esteja ligado ao denunciante, designadamente colega de trabalho ou familiar, e possa ser alvo de retaliação num contexto profissional; e
  • Pessoas coletivas ou entidades equiparadas que sejam detidas ou controladas pelo denunciante, para as quais o denunciante trabalhe ou com as quais esteja de alguma forma ligado num contexto profissional.

 

Direitos e Garantias

A identidade do denunciante, bem como as informações que, direta ou indiretamente, permitam deduzir a sua identidade, têm natureza confidencial e são de acesso restrito às pessoas responsáveis por receber ou dar seguimento a denúncias.

A referida obrigação de confidencialidade referida no número anterior estende -se a quem tiver recebido informações sobre denúncias, ainda que não responsável ou incompetente para a sua receção e tratamento.

A identidade do denunciante só é divulgada em decorrência de obrigação legal ou de decisão judicial.

O tratamento de dados pessoais ao abrigo da presente lei, incluindo o intercâmbio ou a transmissão de dados pessoais pelas autoridades competentes, observa o disposto no Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, , que aprova as regras relativas ao tratamento de dados pessoais para efeitos de prevenção, deteção, investigação ou repressão de infrações penais ou de execução de sanções penais.

Os dados pessoais que manifestamente não forem relevantes para o tratamento da denúncia não são conservados, sendo imediatamente apagados. Porém, a Volkswagen Group Services Unipessoal, Lda  reserva-se o dever de conservação de denúncias apresentadas verbalmente, quando essa conservação se faça mediante gravação da comunicação em suporte duradouro e recuperável. De acordo com a legislação aplicável, a Volkswagen Group Services Unipessoal, Lda  está obrigada a manter um registo das denúncias recebidas e conservá--las, pelo menos, durante o período de cinco anos e, independentemente desse prazo, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos referentes à denúncia.

 

Medidas de proteção do denunciante

As medidas legalmente previstas com objetivo de proteger o denunciante são:

  • Proibição de praticar atos de retaliação; e,
  • Medidas de apoio.

Os atos de retaliação ou omissão são os que, direta ou indiretamente, ocorrendo em contexto profissional e motivado por uma denúncia interna, externa ou divulgação pública, cause ou possa causar ao denunciante, de modo injustificado, danos patrimoniais ou não patrimoniais.

Presumem -se como atos de retaliação, até prova em contrário, os seguintes, quando praticados até dois anos após a denúncia ou divulgação pública:

  1. Alterações das condições de trabalho, tais como funções, horário, local de trabalho ou retribuição, não promoção do trabalhador ou incumprimento de deveres laborais;
  2. Suspensão de contrato de trabalho;
  3. Avaliação negativa de desempenho ou referência negativa para fins de emprego;
  4. Não conversão de um contrato de trabalho a termo num contrato sem termo, sempre que o trabalhador tivesse expectativas legítimas nessa conversão;
  5. Não renovação de um contrato de trabalho a termo;
  6. Despedimento;
  7. Inclusão numa lista, com base em acordo à escala setorial, que possa levar à impossibilidade de, no futuro, o denunciante encontrar emprego no setor ou indústria em causa;
  8. Resolução de contrato de fornecimento ou de prestação de serviços;
  9. Revogação de ato ou resolução de contrato administrativo, conforme definidos nos termos do Código do Procedimento Administrativo.

A sanção disciplinar aplicada ao denunciante até dois anos após a denúncia ou divulgação pública presume -se abusiva.

As ameaças e as tentativas dos atos e omissões referidos no número anterior são igualmente havidas como atos de retaliação.

As medidas de apoio consubstanciam, particularmente, o direito à proteção jurídica.

 

Apresentação de Denúncia

Anonimidade

Os canais de denúncia interna permitem a apresentação e o seguimento seguros de denúncias, a fim de garantir a exaustividade, integridade e conservação da denúncia, a confidencialidade da identidade ou o anonimato dos denunciantes e a confidencialidade da identidade de terceiros mencionados na denúncia, e de impedir o acesso de pessoas não autorizadas.

 

Forma de apresentação da denúncia

As denúncias de infrações são apresentadas pelo denunciante através dos canais de denúncia interna ou externa ou divulgadas publicamente.

O RGPDI privilegia as denúncias internas, pelo que o denunciante apenas pode divulgar publicamente uma infração e/ou recorrer a canais de denúncia externa em determinadas circunstâncias, elencadas na lei, conforme o seguinte:

Canais de denúncia externa

O denunciante só pode recorrer a canais de denúncia externa quando:

  1. Não exista canal de denúncia interna;
  2. O canal de denúncia interna admita apenas a apresentação de denúncias por trabalhadores, não o sendo o denunciante;
  3. Tenha motivos razoáveis para crer que a infração não pode ser eficazmente conhecida ou resolvida a nível interno ou que existe risco de retaliação;
  4. Tenha inicialmente apresentado uma denúncia interna sem que lhe tenham sido comunicadas as medidas previstas ou adotadas na sequência da denúncia nos prazos previstos no artigo 11.º do RGPDI; ou
  5. A infração constitua crime ou contraordenação punível com coima superior a 50 000 €.

Divulgação pública

O denunciante só pode divulgar publicamente uma infração quando:

  1. Tenha motivos razoáveis para crer que a infração pode constituir um perigo iminente ou manifesto para o interesse público, que a infração não pode ser eficazmente conhecida ou resolvida pelas autoridades competentes, atendendo às circunstâncias específicas do caso, ou que existe um risco de retaliação inclusivamente em caso de denúncia externa; ou
  2. Tenha apresentado uma denúncia interna e uma denúncia externa, ou diretamente uma denúncia externa nos termos previstos na presente lei, sem que tenham sido adotadas medidas adequadas nos prazos previstos nos artigos 11.º e 15 do RGPDI.

 

Alertamos para o seguinte: A pessoa singular que, fora dos casos previstos, der conhecimento de uma infração a órgão de comunicação social ou a jornalista não beneficia da proteção conferida pelo RGPDI, sem prejuízo das regras aplicáveis em matéria de sigilo jornalístico e de proteção de fontes.

 

Canais de denúncia interna

A Volkswagen Group Services Unipessoal, Lda  disponibiliza múltiplos canais de denúncia interna:

Destinatário Local

  • Denúncia escrita
  1. Por e-mail, para o endereço compliance.iberia@volkswagen-groupservices.com
  2. Por correio, em envelope fechado e com as indicações “Não abrir” e “A/C: Departamento de Integrity, Risk Management & Compliance, para a morada:

 Volkswagen Group Services

Quinta da Marquesa IV

2950-677 Quinta do Anjo

Portugal

 

  • Denúncia verbal, através de reunião presencial, que pode ser solicitada pelos contactos referidos acima.

 

Destinatário: Departamento de Investigação Central do Grupo Volkswagen

Contactos acima.

 

Garantias dos canais de denúncia interna

Qualquer dos contactos de denúncia interna acima listados garantem a apresentação e o seguimento seguros de denúncias, impedido o seu acesso por parte de pessoas não autorizadas. Os canais de denúncia interna com destinatário local são totalmente geridos pelo departamento de Integrity, Risk Management & Compliance da Volkswagen Group Services Iberia.

Por sua vez, o Sistema de Denúncia (Whistleblower System) do Grupo Volkswagen é gerido pelo Departamento de Investigação Central do Grupo.

Por isso, garantimos um sistema de denúncia independente, imparcial e confidencial.

 

Tratamento de denúncias

Tratamento de denúncias internas

Após receber uma denúncia interna, a Volkswagen Group Services Unipessoal, Lda  notifica o denunciante da recepção, no prazo de sete dias. Nesse momento, o denunciante será informado, de forma clara e acessível, dos requisitos, autoridades competentes e forma e admissibilidade da denúncia externa.

No seguimento da denúncia, a Volkswagen Group Services Unipessoal, Lda  praticará os atos internos adequados à verificação das alegações e, se for caso disso, à cessação da infração denunciada, inclusive através da abertura de um inquérito interno ou da comunicação a autoridade competente para investigação da infração, incluindo as instituições, órgãos ou organismos da União Europeia.

Finalmente, a Volkswagen Group Services Unipessoal, Lda  comunicará ao denunciante as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação, no prazo máximo de três meses a contar da data da receção da denúncia.

 

Tratamento de denúncias externas

As denúncias externas são apresentadas às autoridades que, de acordo com as suas atribuições e competências, devam ou possam conhecer da matéria em causa na denúncia, incluindo:

  • O Ministério Público;
  • Os órgãos de polícia criminal;
  • O Banco de Portugal;
  • As autoridades administrativas independentes;
  • Os institutos públicos;
  • As inspeções -gerais e entidades equiparadas e outros serviços centrais da administração direta do Estado dotados de autonomia administrativa;
  • As autarquias locais; 
  • As associações públicas.

Estas entidades seguirão os trâmites que lhes são aplicáveis por lei.